会社全体で行われる会議や外部から専門家等を招いてのシンポジウムと言うように、自社の施設ではスペースが足りなかったり、設備が万全に整わなかったりする事があります。そんな時に有効的に活用出来るのが「貸会議室」です。現在は、貸会議室業者も多くなり、利用者は年々増加傾向にあります。そこで今回は、貸会議室を利用して行われるシンポジウムについて、貸会議室の利用が増えた背景と共に、貸会議室をレンタルする上で抑えておきたいポイントを「立地・交通アクセス・機材・備品・その他サービス」等、様々な視点から見てみたいと思います。
「シンポジウム」とは？
まず初めにシンポジウムとはどんなものであるかをしっかり把握しておきましょう。理解をしておく事で、開催するにあたり何が必要でどんな物があったら良いか等、セッティングしなければならない物が明確になります。
シンポジウムは、異なる意見を持った専門家を複数名招いて、ある一つの議題に対して公開討論を行います。そして、各専門家の講演が行われた後に、専門家同士で質疑応答をしたり、シンポジウムに参加した聴講者との質疑応答が行われます。
シンポジウムを円滑に進行していく大事な役割として、複数名の専門家の討論をまとめる進行役もおり、進行役は討論の話をまとめたり聴講者へ呼びかけを行ったりします。
シンポジウム会場として利用の需要が増えた理由とは？！
昔であれば、自社の空きスペースを利用してそこをシンポジウム会場として活用する事が一般的でした。また、外部で広いスペースをレンタルしたとしても、スペースをレンタルしただけで必要な機材や備品は自分達で調達、セッティングするのが普通でした。
しかし最近の会社や企業は、自社で日頃頻繁に利用する事の無い無駄なスペースを排除している所が多くなっています。その理由には、会社の維持費削減が挙げられます。年間に掛かる維持費を節約して、なるべくコストの掛からない会社や企業を構えるようになってきているのです。
その結果、貸会議室の利用が年々増えるようになりました。しかし、貸会議室はただ会議室を貸し出すだけのサービスではありません。空きスペースをレンタル出来る他にも、利用者が便利でお手軽に活用する事が出来る要素やサービスが色々あります。そうした優れた利便性が、利用者が増えている要因となっています。
貸会議室の利便性とは？
必要な時のみレンタル出来る
シンポジウムは日常的に行われているものではありません。必要に応じて必要な場所を手軽にレンタルする事が出来るので、急な場所の確保も条件に合ったスペースをレンタルする事も可能です。
好きな場所を選ぶ事が出来る
貸会議室は都市を中心に立地が良い場所に多く会議室を構えています。貸会議室の数が多いので、シンポジウムに適した場所を多くの貸会議室候補の中から選ぶ事が出来ます。
部屋の広さを選択出来る
貸会議室は様々な広さの部屋を取り扱っています。大人数が収容出来る大会議室から、少人数の利用に最適な小会議室まで、バリエーション豊富な会議室が揃っています。なので、広さの条件を満たしたスペースをレンタルする事が出来ます。
収容人数や利用目的に柔軟に対応可能
シンポジウムを実施する為に必要不可欠なのが参加人数に見合った会場の確保です。ノーマルな会議室もあれば、ちょっと落ち着いた雰囲気の会議室もあります。なので、利用者の希望するニーズに合った部屋探しにも柔軟に対応する事が出来ます。
シンポジウムを開催する上で貸会議室をレンタルする4つのポイント！！
①立地について
シンポジウムを行う際に、立地面はとても大事な条件の一つです。沢山の人を集客して行われるシンポジウム会場の条件としては、開催される場所が分かり易い事は大切なポイントです。また、シンポジウムを行う上でその場所が、シンポジウム会場として相応しいのかについても考慮する必要があります。例えば、会場周辺の地域環境が騒音がうるさかったりする場合は、会場の場所として相応しく無いので避けるようにしましょう。
他にも、目的地や通過する地域の方向等、案内板にシンポジウム会場が載っていたりすると、参加する人もアクセスに困る事がありません。会場の近くに目立つ建物やオブジェ等があると、来場する際に会場を見つけるポイントになるので便利です。
また、シンポジウムに訪れる人は開催される地域に住んでいる人の他にも遠方から来場されている人もいます。なので、会場の最寄駅も誰が聞いても分かるような主要駅周辺に位置する会場を選ぶようにする事がおススメです。
②交通アクセスについて
シンポジウム会場で貸会議室を利用する際、交通アクセスはシンポジウムに来場する集客人数に直接影響を与える要素となる為、大事なポイントです。なので、基本的にシンポジウム会場を選ぶ場所としては、都市部のメジャーな主要駅から近い所にある会議室を選択する事がおススメです。このように、参加してくれる来場者に配慮した場所選びをする事で、沢山の来場が期待出来る他、来場者にとっても交通アクセスが良い方が負担が掛かりません。
例えば、「駅から徒歩圏内の貸し会議室を押さえる」「雨天時の場合を考慮して駅から直結している施設」「車で来場される人に配慮して周辺地域のパーキングの有無や駐車スペースの広さの確認」等、シンポジウムに来場される人の様々な予測を立てて、事前にしっかり確認する事が大切です。そうする事で、来場する際も不便さを感じる事無く快適に参加者が会場まで向かう事が出来ます。
③機材や備品の品揃えについて
大体の貸会議室会社では、機材や備品類のレンタルを行っています。貸会議室会社によって貸し出し用に揃えている物は異なるので、前以って会社のHPを見てどんな物が用意されているかリサーチしてみて下さい。貸会議室会社では利用者に向けた様々なサービス提供を行っています。その為、シンポジウムを開催するにあたり必要な機材や備品を自分達で用意する必要がありません。また、便利なサービスを利用する事が出来たり、利用者の色々なニーズに合わせられるようになっています。
④サービス提供について
貸会議室会社の中には、催事内容によって食事提供サー ビスを行っている会社もあります。
会議やシンポジウム、パーティー等、色々な利用目的に合わせて食事プランが含まれているサービスがあります。シンポジウムにはお手軽な軽食やお弁当、パーティーにはホテルのシェフが作る料理をビュッフェ形式で提供する等、食事プランを利用する事も出来ます。より良いシンポジウムや催事となる一つの要素として、食事に関しても配慮すれば参加者の満足度も変わります。食事を準備しようと考えている方は、前以って会社のHPを見てこのようなサービスを行っている会社を確認しておきましょう。
まとめ
皆さんいかがでしたか？貸会議室でシンポジウムを行うメリットは実に沢山ある事がお分かり頂けたと思います。シンポジウム会場をお探しの際は、是非、貸会議室を有効利用してみて下さいね。
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